Planejamento de Tarefas: Como e por quê fazer uma agenda de negócios?
“Não respondi o e-mail do chefe”, “Não vai dar tempo de estudar tudo para essa prova”.
Quase todo mundo já disse pelo menos uma dessas frases. O fato é que, se não dá tempo de tudo, fazer uma agenda de negócios organizada, com certeza o seu tempo rende melhor.
Nesse artigo vamos dar as dicas que você precisa para conseguir aproveitar o máximo ao fazer uma agenda de negócio. Vamos mostrar que é uma atividade prazerosa e que vale muito a pena.
Como criar uma agenda de negócios?
Vamos dar uma lista das principais ferramentas tecnológicas, já que são as preferidas de alguns, porque são práticas e acessíveis. Mas, independentemente da sua escolha, para você aproveitar os benefícios de fazer uma agenda de negócios, é preciso que você planeje as suas atividades, que tenha um compromisso ao usá-la.
Afinal, fazer uma agenda de negócios é tão útil para a sua organização quanto um tênis de corrida é útil para você correr.
Planejamento de tarefas
Pode parecer exagero, mas não é. Fazer uma agenda de negócios para organizar as suas atividades diminui o estresse causado pela desorganização e contribui positivamente no seu tempo.
Por isso, o primeiro passo é anotar com antecedência as suas tarefas. Descubra qual a periodicidade que melhor funciona no seu caso. Organize as atividades de forma que consiga saber com antecedência o que terá que fazer
Conforme for cumprindo os objetivos, anote e vá percebendo o que deve ser mantido e o que deve ser ajustado.
Informações de compromissos
As informações precisam ser anotadas na forma mais completa possível. Imagine se você for fazer uma agenda e anotar que no dia 15 de março precisa retornar uma ligação, mas não anota para quem deve ligar, nem qual o tema da conversa.
A ausência de detalhes pode atrapalhar muito a sua organização, porque na hora de fazer sua agenda, caso falte alguma informação, você pode acabar perdendo tempo procurando o que falta.
Letra legível e organização
Caso a sua opção seja ter uma agenda física, é importante o cuidado de caprichar na letra e na clareza das informações. Para muita gente, escrever as coisas no papel é mais fácil para clarear as ideias, além de ser uma oportunidade de fugir um pouco do celular ou do computador.
Porém, por mais que às vezes seja saudável dar um tempinho da tecnologia, ter uma agenda física requer uma atenção especial para evitar alguns contratempos. Evite anotações que não deixem muito claro o que deve ser feito antes de tudo ou se determinada tarefa é mais urgente do que a outra.
Não deixe para anotar depois
Velhos hábitos podem ser difíceis de serem deixados de lado. É mais comum do que parece. Mas tem muita gente que recebe uma nova demanda ou decide fazer um novo plano, deixa para anotar na agenda quando sobrar um tempinho, e deixa para depois.
É preciso tomar cuidado com esse comportamento por que é ele diminui muito as vantagens de se fazer uma agenda.
Centralizar contatos importantes
Além de clareza e planejamento, é importante centralizar os contatos mais importantes na hora de fazer uma agenda.
Deixe um espaço para anotar os contatos de telefone, e-mail e de redes sociais, os mais importantes do seu trabalho, ou outra atividade.
Separar os contatos que são mais vitais para a sua rotina, ajuda você a ganhar tempo e também de acabar perdendo algum deles.
Anotações imprevistas
Outra dica valiosa é ter um espaço para imprevistos. Por exemplo, todas as suas atividades da semana estão anotadas e distribuídas em cada dia.
Caso você decida fazer uma agenda eletrônica, é mais fácil acrescentar essa informação.
